Contabilidade em ILPIs: onde estão os erros e como corrigi-los

14/11/2025

Contador(a),

Sabemos que as Instituições de Longa Permanência para Idosos (ILPIs) enfrentam um desafio contábil recorrente, que é a mensuração correta do custo por residente. Sem esse indicador, a gestão e a contabilidade fica “no escuro” para precificação de convênios, captação, prestação de contas e tomada de decisão.

Pesquisas mostram a dificuldade de separar custos diretos e indiretos e de adotar um método de rateio por leito/dia, o que distorce o custo assistencial e a análise de desempenho.

No cenário internacional, o relatório Health at a Glance (OCDE), em português, “Panorama da saúde” reforça que transparência de custos por usuário é condição para sustentabilidade do cuidado de longa duração. Sem isso, o financiamento tende a ficar sempre abaixo do necessário.

Onde costuma dar errado

Os principais erros acontecemm na estruturação dos custos e na ausência de dados que podem ser facilmente obtidos:

1. Na mistura de custos de naturezas diferentes, como por exemplo, unir os custos de enfermagem, cuidadores e medicamentos é correto, mas somá-los com custo de alimentação, limpeza e lavanderia, acaba dificultando o orçamento e o detalhamento de quanto cada serviço realmente custa. Por isso, o ideal é separar por categorias.

2. Nos rateios (ex.: energia, lavanderia, RH) sem base operacional (leito-dias, kg de roupa, horas trabalhadas). Para entender melhor, um salário é calculado conforme as horas trabalhadas, da mesma forma deve ser com os rateios, a conta de energia pode ser calculada conforme o número de leitos/idosos. A lavanderia, conforme a quantidade de quilos de roupas lavadas por mês. Para todos os custos deve-se ter uma base de cálculo.

3. Na ausência de métricas: ocupação média, custo por residente/dia, custo por grau de dependência, giro de estoques. Para realizar os itens 1 e 2 acima, é necessário que se tenha métricas.

4. Nos medicamentos/insumos lançados como “despesa geral”, inviabilizando rastreio por residente ou por ala. ILPIs que registram materiais como fraldas, medicação e outros de forma geral e não por residente/idoso, não se sabe os números que cada residente e ala consome de fato. Além de tornar inviável o cálculo individual, a Instituição não sabe quantificar os desperdícios e nem faz a prestação de contas corretamente.

Um estudo internacional com foco global chamado “Determinants of the functionality of cost accounting systems in social welfare organizations: Exploratory study using cluster analysis” (Ahmad & Khan, 2024) analisou 244 Instituições de Assistência Social de Longa Permanência. A pesquisa revelou que quase 60% das Instituições limitavam seu sistema de contabilidade de custos à simples comparação orçamentária ou à comparação com resultados passados. Esse dado mostra que a maioria das entidades ainda não utiliza métodos estruturados de custeio que permitam identificar o custo real por residente, por ala ou por tipo de serviço, o que compromete tanto a gestão quanto a transparência dos resultados.

Os pesquisadores concluíram que:

As organizações que têm um sistema funcional de custeio apresentam melhor desempenho, maior uso da contabilidade para a tomada de decisão e níveis mais altos de eficiência e sustentabilidade.

Esse achado tem implicações diretas para as ILPIs e demais Instituições Beneficentes. A alta proporção (aproximadamente 60%) de organizações que usam apenas comparações simples demonstra que muitas ILPIs estão sem mensuração adequada de custos, o que afeta o cálculo por residente, por leito ou por ala, e, consequentemente, a clareza nos relatórios contábeis exigidos por convênios e financiamentos.

O estudo destacou ainda que o alinhamento entre estratégia institucional e contabilidade de custos mostra que o contador não é apenas quem “fecha as contas”, mas quem atua como peça-chave para a sustentabilidade da Instituição, ajudando-a a se tornar mais eficiente, captar recursos, demonstrar valor e cumprir as exigências legais e de financiamento público.

Por onde começar

Você pode até achar que este trabalho interno não é responsabilidade da contabilidade, mas um bom contador pode orientar e direcionar a Instituição e realizar este trabalho em conjunto com a administração. Pra começar, a recomendação é:

1) Pare de misturar os custos

Separe as despesas por categorias, exemplos:

Assistência  ➡️ enfermagem, fisioterapia, terapia etc.

Alimentação ➡️ nutrição, cozinha, alimentos, gás, refeições.

Farmácia ➡️ insumos, fraldas, medicamentos, produtos de higiene etc.

Zeladoria ➡️ lavanderia, limpeza, manutenção, água, energia, internet, etc.

Administrativo ➡️ salários, contabilidade, comunicação, doações, eventos, captação de recursos.

2) Separe custos diretos x indiretos

Dentro das ILPIs é comum que os residentes sejam classificados por grau de dependência e cuidados. Neste cenário, o mais recomendável é que os custos de cada residente sejam separados, aí entram fraldas, medicações, horas assistenciais que determinados profissionais dedicam ao residente, entre outros.

3) Adote sistemas de contabilidade de custos adaptados ao segmento da beneficência e filantropia

O estudo enfatiza que o modelo empresarial tradicional não serve totalmente para as Instituições Beneficentes e Filantrópicas. É preciso customizar os centros de custos (assistência direta, alimentação, hotelaria, enfermagem etc, para evitar o que citamos no tópico “onde costuma dar errado”) conforme a natureza do serviço prestado.

4) Use dados gerenciais e não apenas fiscais

Contadores devem apoiar a análise de desempenho e sustentabilidade, não apenas o cumprimento de exigências legais. A recomendação é integrar contabilidade financeira + contabilidade de custos + indicadores de impacto social.

5). Participe de treinamentos e alinhamento com os gestores 

Um dos principais achados foi que a falta de diálogo entre a contabilidade e a gestão torna os sistemas ineficazes. Contadores devem participar ativamente das decisões sobre orçamentos, captação, uso de recursos e treinamentos oferecidos. O SINIBREF se orgulha em ver a participação constante de contadores em nossas lives.

6) Automatize e use de planilhas padronizadas

O estudo sugere implementar sistemas simples, mesmo que sejam planilhas, mas com padronização dos critérios de rateio e registro de despesas diretas e indiretas.

7) Transforme a contabilidade em instrumento de transparência e governança

O contador precisa atuar como consultor interno da Instituição, ajudando a demonstrar eficiência e credibilidade diante de órgãos públicos, doadores e parceiros.

O que o SINIBREF pode fazer por você

Como o próprio estudo mostrou, gerenciar financeiramente uma Instituição é um desafio. A rotina contábil é diferente de organizações privadas e vai além de contas e números, ela lida com incertezas, variáveis, doações, repasses e claro, a transparência de cada centavo que entra e sai. Ser contador de uma Instituição Beneficente, Religiosa ou Filantrópica exige responsabilidade social, estudos contínuos, tendo em vista que nosso segmento está sempre em pauta e principalmente, alinhamento com a gestão e os sindicatos.

É aí que entra o SINIBREF, somos o sindicato patronal das Instituições Beneficentes, Religiosas e Filantrópicas e temos como dever estar lado a lado também dos contadores. Mais do que representar, nossa missão é atuar como parceiro estratégico. Por isso, a atuação nacional e reconhecida do SINIBREF oferece constantemente capacitações, lives educativas, debates, orientação jurídica, trabalhista  e espaço aberto para comunicação institucional visando o fortalecimento das Instituições e garantia de seus direitos.

O trabalho do contador é mais do que manter as contas em dia, é permitir a continuidade de um trabalho social que afeta milhões de pessoas em nosso país.

Contador, conte com o SINIBREF.

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